電話応対ビジネスマナー 電話をかける時のマナー編
今更ながらのビジネス電話マナー
電話のかけ方・受け方に関するマナーは社会人として覚えておくべきビジネスマナーのひとつ。
電話のかけ方・受け方は会社の顔といっても過言ではく印象も大きく左右します。
そこで今回は電話をかける時のマナーや覚えておくと役立つ表現をまとめました。
❶昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける
特に週明けや連休明けの業務開始時間は、朝礼や伝達事項報告など忙しい時間帯なので、
なるべく避けましょう。
朝・夜などの業務時間外の必須電話の場合は、一言添えるのがマナーとなります。
❷電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗る
電話をかけた時は、社名と自分の名前を名乗った上でお相手がいるかどうか確認します。
❸お相手が電話に出た際は、もう一度社名・名前を名乗り用件を簡潔に伝える
電話が長くなりそうな場合は、事前に「〇分ほどお電話よろしいでしょうか？」とうかがってお相手に都合を尋ねる配慮をしましょう。
❹お相手が不在の際は戻る時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝える
お相手が不在の時は戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝えましょう。例えば「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか？」
「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました」などとするのが一般的です。
❺先方の用件で電話を折り返した場合は、その旨を伝える
先方の用件で電話をかけ直した場合、「先方用件の電話であること」を伝えましょう。
❻電話を終えたら、受話器はそっと置く
電話を終える時にはフックを押してから受話器を置くと丁寧です。
電話を切る時はかけた方から切るのが基本的なマナーです。
ですが相手がお客様の場合は相手が電話を切ったことを確認してこちらも受話器を置くように心がけましょう。
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